Office 365 synchronizace

Kontakty, události i úkoly můžete synchronizovat s účtem služby Microsoft Office 365. Svoji agendu z Microsoft Outlook nebo z telefonu tak automaticky přenesete do CRM nebo naopak.

DEALinTEAL můžete snadno propojit s účtem Microsoft Office 365. Přenos informací probíhá podle uživatelského nastavení volitelně oběma směry a zahrnuje události, e-maily, kontakty a úkoly.

Vše probíhá automaticky v reálném čase. Kromě jednoduchého prvotního propojení účtů a nastavení detailů přenosu dat neklade synchronizace na uživatele žádné nároky. 

Co získáte synchronizací CRM a Office 365 

  • schůzky zapsané v Outlooku nebo v mobilu uvidíte i v CRM aplikaci,

  • naopak události zaznamenané v DEALinTEAL automaticky uvidíte ve svém kalendáři v mobilním telefonu nebo na desktopu,

  • kontakty na firmy v DEALinTEAL se budou aktualizovat i ve vašem adresáři v telefonu,

  • e-maily se zaznamenají u firem a lidí v DEALinTEAL v historii komunikace,

  • úkoly zadané v DEALinTEAL uvidíte i v Outlooku.

Kalendář

Synchronizovat události lze vždy buď z DEALinTEAL do Office 365​ nebo obráceně. Volíte přitom za jaké období zpětně se události zohledňují, budoucnost se neomezuje.

Ze synchronizace jsou vyloučeny události, které jsou v Office 365 označeny jako soukromé.

Výhodné je při přenosu z Office 365 do kalendáře CRM přenášet pouze události z vybraných kategorií podle uživatelského nastavení.

E-maily

Pokud nastavíte přenos e-mailů z poštovní schránky do DEALinTEAL, získáte elegantní způsob, jak evidovat historii komunikace s obchodními partnery.  Přenos můžete omezit jen na vybrané složky v poštovní schránce, na zprávy ve vybraných kategoriích. Zároveň můžete přenos omezit jen na kontakty, které v DEALinTEAL evidujete.

Adresář

Kontakty můžete přenášet ze svého Office adresáře do CRM, opačným směrem nebo současně na obě strany. Přenos můžete omezit pouze na firmy, které spravujete nebo přenést všechny (je závislé na oprávnění). Můžete určit složku adresáře Office 365, z níž se kontakty importují i složku, do níž se bude zapisovat.

Úkoly

Úkoly z DEALinTEAL se budou přenášet do Office 365 jen za vybrané období zpětně, přitom se označí vybranou kategorií. Podobně se opačným směrem přenesou jen úkoly z definované kategorie.

Jak nastavit synchronizaci CRM a Office 365 

  1. V uživatelském nastavení přejděte na Externí aplikace a tam vyberte Office365.

  2. U volby stav vyberte Propojit DEALinTEAL s Office 365

    • otevře se dialog pro přihlášení do Office 365, v něm zadejte jméno účtu a heslo,

    • pokud máte zapnutou dvoufázovou autentizaci, potvrďte kód a přihlašte se,

    • potvrďte v dialog propojení s aplikací DEALinTEAL.

  3. Nastavte parametry synchronizace (můžete synchronizovat například jen kalendář). Použijte přitom jasné restrikce, nemá například smysl dostat do CRM všechny e-maily.

  4. Nastavení uložte a můžete odejít nebo aplikaci vypnout.

  5. Prvotní synchronizace může trvat desítky minut v závislosti na nastavení.

V rámci tohoto nastavení můžete zapnout i integraci s úložištěm SharePoint, což je efektivní způsob, jak přistupovat ke sdíleným dokumentům v týmu.

© NOTIA Informační systémy, spol. s r. o.