Sady úkolů

Sady úkolů slouží k snadnému zadání více úkolů najednou. Zároveň přinášejí další možnost, jak přehledně sledovat jejich plnění.

V DEALinTEAL máte možnost zadávat úkoly mnoha způsoby - v rámci firmy, v rámci příležitosti, z obchodního jednání atd. Výsledkem je vždy úkol s jedním zadavatelem, jedním řešitelem, termíny plnění, navíc provázaný na firmu, příležitost, událost, projekt, kontrakt, osobu.

Přehled o úkolech a kontrolu plnění tak lze snadno provádět nejen z celkového přehledu úkolů, ale na každém místě, na něž je úkol navázán.

CRM vám umožňuje kontrolovat plnění úkolů

  • na kartě firmy i osoby,

  • na záznamu příležitosti,

  • při rekapitulaci zápisů z obchodních jednání atd.

Sady úkolů tyto možnosti rozšiřují o:

  • možnost zadat najednou více podobných úkolů,

  • kontrolovat plnění celé sady najednou.


Zadání sady úkolů v CRM

Představte si, že uvádíte nový produkt nebo službu a chcete obchodníkům připomenout, že mají tuto novinku prezentovat vybraným zákazníkům. Můžete postupně projít firmy a u každé zadat jejímu obchodníkovi úkol nebo nově použijete zadání v rámci sady.

  1. Vytvoříte záznam sady úkolů s jednoduchou identifikací (stačí sadu vhodně pojmenovat).

  2. V rámci hromadného vytvoření úkolů vyplníte předmět úkolu Představit produkt XYZ a poslat katalog.

  3. V dalším kroku vyberte firmy, pro něž se má úkol vytvořit. K dispozici máte jednoduchou možnost vybírat kombinací skupin a podskupin, kategorií a podkategorií, označení firem a vlastníka.

  4. Dále můžete volitelně doplnit osoby u zákazníků, na něž se má úkol vázat, podle jejich označení.

  5. V další kroku určíte termíny: kdy se má úkol zobrazit a kolik dní má řešitel na splnění.

  6. Nakonec vyberte, zda je řešitelem jeden konkrétní kolega nebo zda je jím vždy obchodník odpovědný za danou firmu.

  7. A je hotovo. Ke všem vybraným firmám se vygeneruje úkol.



Kontrola plnění úkolů v sadě

Úkoly vytvořené v sadě se od jiných úkolů nijak neliší. Řešitel plní úkoly při procházení firem, seznamu úkolů nebo agendy, dostává k nim připomenutí.

Zadavatel nebo jiný uživatel může ale navíc kromě všech možností kontrol sledovat plnění úkolů v rámci celé sady, a to jak procházením seznamu s odlišením nesplněných úkolů a úkolů v prodlení, tak i s využitím statistiky ke každé sadě s hodnotami:

  • celkového počtu úkolů,

  • počtu splněných a nesplněných úkolů,

  • a počtů splněných/nesplněných po termínu nebo včas.

Na co si dát pozor

Pokud evidujete 5000 zákazníků, o něž pečuje 5 obchodníků a najednou ke každé z firem vytvoříte úkol, bude mít každý obchodník v průměru k řešení 1000 shodných úkolů. Jaký bude výsledek? Obchodník začne úkoly ignorovat, protože mu prakticky nic jiného nezbyde.

Takže stejně jako u dalších nástrojů, kde můžete ve vteřině vytvořit tisíce záznamů, zvažte předem, jaký dopad to může mít.

© NOTIA Informační systémy, spol. s r. o.